11 Astuces pour Gagner du Temps quand vous travaillez devant Votre Ordinateur

Votre ordinateur est un excellent outil pour gagner du temps dans votre travail, mais c'est aussi bon moyen d'en perdre, parfois beaucoup plus que ce que vous croyez gagner !

Votre temps est précieux. Si, après plusieurs heures de travail devant votre ordinateur, vous n'arrivez pas à faire grand chose, c'est que vous faites partie des nombreuses personnes victimes des distractions liées à Internet et aux ordinateurs.

Vous savez déjà gérer votre temps ? C'est bien d'avoir des horaires pour chaque chose, des objectifs, etc. Mais à quoi bon gérer votre temps quand vous en perdez au lieu d'avancer dans vos tâches importantes ? Cet article ne vous apprendra pas à organiser votre temps, mais plutôt à optimiser votre temps pour faire un maximum de choses.

Un lundi, il y a de cela 4 mois, j'avais beaucoup "travaillé", environ  11 heures de suite, pour développer un programme ET pour diverses autres choses (distractions futiles dont on parlera par la suite dans cet articles). Quel a été le résultat à la fin de la journée à votre avis (il était 20h00 quand même) ? À l'extérieur, on avait le parfait travailleur qui avait bien trimé, le genre qu'on félicite pour son dévouement et son effort. Après tout, il était bien 20h00 ! Mais la réalité était toute autre. Après avoir fait mon bilan de la journée, je m'étais rendu compte que mes 11h de travail n'égalaient même pas 3h de travail avec concentration.

Je me suis mis à réfléchir : « pourquoi, il y a 8 ans, j'arrivais à être beaucoup plus productif ? ». La réponse m'est apparue aussitôt. À cette époque, je n'avais pas Internet à la maison (ni au boulot), donc aucune notification, aucune messagerie instantanée, pas de Facebook, etc. C'était cela la différence !

Grâce aux astuces et conseils que vous découvrirez dans quelques secondes, vous aurez beaucoup plus de temps dans vos journées pour faire plus de choses intéressantes, mieux, avec autant d'efforts (testé et approuvé !).

Éliminez les distractions pour gagner du temps !

• Pas de téléphone portable : je suis conscient que tout le monde ne peut faire cela, mais c'est utile de le rappeler à ceux qui le peuvent. Le téléphone personnel (et parfois même professionnel) peut vous faire perdre beaucoup de temps : discussions longues et futiles, de nouvelles envies (quelqu'un vous inviter à faire ceci ou cela), etc. Mettez le en silencieux, ou mieux, éteignez le !
• Désactivez les notifications Email, RSS, Facebook, etc. : tout le monde connaît ces petite icône dans la barre de notifications, qui vous disent : « vous avez un nouvel Email », « un nouvel article est disponible dans votre site préféré », « un message a été posté sur Twitter », etc. Il y a aussi la messagerie instantanée, qui est encore pire (MSN, Yahoo Messenger, Jabber, Google Talk, etc. : vous êtes en train de travailler, et surprise, Sofia, votre cousine, vient vous parler pour une heures de son nouveau petit ami tout gentil et de son nouvel accoutrement !). Toutes ces choses sont un frein pour votre concentration. Elles vous donnent des envies d'aller vous distraire encore plus (visiter des sites, lire des articles, parler, voir et commenter des photos sur Facebook, etc.). Elles sont à désactiver à tout prix !
• Évitez d'aller vers les choses qui vous donnent des envies : vous avez éliminé les notifications, qui viennent vers vous pour vous inviter à vous distraire ? Great ! Mais n'allez pas vers eux, sinon, c'est comme si vous versiez de l'eau sur le sable ! C'est tentant d'aller voir votre Facebook, votre lecteur RSS, les News Google, vos recherches Google futiles, etc. pendant le boulot, mais c'est une occasion de perdre encore plus votre temps, avec les envies qu'ils peuvent créer en vous, comme dit précédemment.
• Utilisez mieux votre Email : essayez à tout prix d'avoir une seule boite Email (si vous en avez plusieurs, faites en sorte que toutes les autres boites redirigent vos mails vers UNE SEULE boite). Essayez également de faire en sorte que tous les emails qui peuvent vous faire perdre du temps soient automatiquement transférés vers des dossiers spéciaux (par exemple, si vous avez des mailinglist, faites en sorte qu'ils soient redirigés vers le dossier "À lire" ou "Mailinglist", pour les lire plus tard, quand vous aurez du temps). Évitez également de consulter votre boite email chaque 5 minute, c'est un réflexe chez certains d'entre nous (surtout si vous n'avez plus de notification et que vous aviez l'habitude de traiter les courriels dès leur réception !). Préférez consulter vos courriels chaque heure par exemple (et traiter tous vos emails rapidement, pour avoir une boite de réception VIDE ! Les courriels longs sont à mettre dans un dossier spécial. Par exemple "Répondre bientôt". Garder sa boite email vide est un grand soulagement pour votre esprit, vous aurez l'impression de ne pas avoir des tonnes de choses à faire).
• Éviter les discussions avec les personnes autour de vous, comme les collègues : l'être humain est un animal social. Les réunions futiles, discussions diverses, etc. c'est son truc ! Quand un ami ou collègue de bureau est à côté de vous, vous aurez forcément envie de lui parler de votre match de foot préféré ou de la nouvelle version de Firefox ! C'est l'une des pires distraction possibles, qui vous empêchera de bien avancer. Il y a plusieurs solutions intéressantes pour éviter cela : mettre des écouteurs et écouter de la musique à fond (cela limitera les nouvelles discussions et dira à votre entourage que vos oreilles sont occupées), mettre "ne pas déranger" quelque part (dans votre porte, votre bureau, etc.), vous enfermer tout seul dans un bureau, aller travailler dans un endroit où vous ne connaissez personne (bibliothèque ou café par exemple) et bien d'autres...
• Stoppez Internet : si votre travail ne requiert pas de connexion à  Internet, je vous recommande de vous déconnecter (je sais que c'est dur, mais essayez quand même, cela vaut le coup. C'est comme une cure anti-distractions !). Il y a tellement de distractions sur Internet que le fait de l'arrêter vous permettra d'avoir moins d'envies (par exemple, moins d'envies d'utiliser la messagerie instantanée, de faire des recherches futiles sur Google, de consulter le site qui vous fait tellement vous marrer, de voir ce que font vos amis sur Facebook, etc.).
• Évitez la radio et la télévision : je connais des personnes qui travaillent avec une radio ou une télévision allumée. Cela vous déconcentrera et vous donnera des envies, comme dit plus haut pour d'autres distractions (Essayez de vous débarrasser complètement de votre télévision, cela vaut le coup. Personnellement, j'ai vendu la mienne et cela m'a fait le plus grand bien - je suis d'accord avec cet article à propos de la télévision -, cela me permet de faire beaucoup plus de choses intéressantes dans mes journées et d'éviter l'actualité de guerre qui ne fait que stresser sans que cela change quelque chose au monde. Comme alternative à la radio et à la télévision, je vous recommande les Podcasts, avec Miro par exemple, qui vous permettrons de suivre quelques programmes intéressants que vous aurez sélectionnés à l'avance, que vous écouterez que quand vous aurez du temps, quand vos tâches importantes de la journée seront finies !).
• Rangez votre Bureau et rendez-le sobre : que ce soit votre bureau réel ou virtuel, la sobriété est importante pour que vous ne soyez pas distraits par les différents objets visibles (ou icônes, dans le cas du bureau virtuel). C'est comme votre email. Quand vous avez une boite de réception vide, comme dit plus haut, vous vous sentez à l'aise. Dans votre bureau réel par exemple, au lieu de laisser trainer plein de livres, plein de stylos, feuilles, etc. un peu partout, essayer de tout mettre dans un placard et de garder 1 ordinateur, 1 stylo et 1 carnet de notes et le vide ! Vous verrez la différence. Votre esprit sera beaucoup plus serein. Même chose pour votre bureau virtuel (celui de votre ordinateur). Si vous avez plein d'icônes qui remplissent totalement votre bureau, essayez d'organiser tout cela pour mieux vous retrouver et être moins distrait. Je vous recommande d'avoir 1 seul dossier "Mes Documents" contenant une bonne hiérarchie, qui vous permettra de trouver facilement vos fichiers. Par exemple les sous répertoires "Mes Documents/Travail", "Mes Documents/Images", "Mes Documents/À voir", "Mes Documents/Vidéos", etc. (ne me dites pas que vous avez un logiciel de recherche automatique ! La recherche automatique est complémentaire à l'organisation, pas l'inverse).
• Créez deux utilisateurs dans votre ordinateurs, pour distinguer l'utilisation dédiée à travail de celle qui est personnelle : parfois, notre session dans notre ordinateur contient tellement de distraction (icônes vers des jeux, photos personnelles à voir, etc.) qu'il serait mieux de la couper elle aussi, comme Internet ! Mais au lieu de la couper, je vous recommande de faire mieux : créez deux utilisateurs dans votre ordinateur, l'un pour le travail (avec les fichiers et icônes que pour le travail) et l'autre pour le personnel (et la distraction, donc plein d'icône vers des jeux, messagerie instantanée, un navigateur web avec Facebook ou votre email comme page par défaut, etc.  !). Vous verrez que la tentation d'aller glander sur Facebook ou cliquer sur l'icône Jeux dans votre session dédiée au travail diminuera !
• Ciblez vos recherches sur Internet : que vous utilisiez Google ou un autre moteur de recherche, il est facile de perdre votre temps avec du "surf" sur Internet. Vous souhaitez faire une recherche en relation avec les tâches que vous faite dans votre travail, et BAM, une idée géniale surgit ! Vous vous demandez : « Qu'est-ce qui est apparu en premier : l'œuf ou la poule ? » ! Vous commencez ensuite à faire des recherches sur des sites qui n'ont aucune relation avec ce que vous faites ! C'est reparti pour une heure de lecture dans les différents sites, sans que le temps s'arrête pour vous attendre ! Vous savez, ces lectures et recherches peuvent être faites plus tard. Comme dit dans le point suivant, reportez à plus tard tout ce qui n'est pas urgent et indispensable pour avancer dans vos objectifs du jour.
• Reportez à plus tard tout ce qui n'est pas urgent : nous sommes sans cesse mitraillés par des idées et des choses à faire. Cela peut venir de nous ou d'un élément extérieur (quelqu'un vous recommande de voir quelque chose, vous demande de lui donner votre temps pour un "petit" service, etc.). Je vous recommande d'avoir un petit un carnet avec vous TOUT le temps, pour noter les choses que vous souhaitez faire (et que vous avez reportées). Les tâches à faire aussi peuvent vous stresser, car vous aurez parfois peur de les oublier. Cela soulagera votre esprit de les mettre dans votre carnet !

Si vous suivez au moins 6 des 11 astuces, vous commencerez à percevoir des résultats. Vous aurez plus de temps pour faire plus de choses, avec autant d'énergie !

N'oubliez pas que le repos est aussi très important pour accomplir tout ce que vous souhaitez. N'hésitez pas à prendre (par exemple) dix minutes de pause chaque heure. Votre esprit marchera mieux et fera plus de choses, beaucoup mieux, vu qu'il aura repris des forces (je vous recommande d'utiliser Workrave. C'est un bon gestionnaire de pauses, qui marche sous Linux et Windows. Il vous permettra d'éviter la fatigue et  les troubles musculosqueletiques liés à l'utilisation d'un ordinateur).

J'espère que cet article vous a aidé à mieux profiter de votre temps. Je vous encourage à poster vos astuces, elles pourraient aider pas mal de personnes !