Le télétravail efficace

Après avoir parlé de l’inefficacité de la culture du télétravail de beaucoup d’entreprises qui tentent de plaquer leurs anciennes méthodes managériales sur cette nouvelle organisation, nous allons dans les articles à venir décrire les différents points nécessaires à une pratique efficace du télétravail. Aujourd’hui : communiquer.

Communiquer pour exister en télétravail

Si vous ne communiquez pas au quotidien, vous ressemblerez rapidement à un fantôme, qui fait de rares apparitions ça et là et semble ne vraiment être nulle part, peu investi dans votre équipe.

Concrètement, en ne communiquant pas sur une base régulière, vous vous isolez et pouvez donner l’impression d’être difficile à approcher, ce qui aboutit au final à encore moins de communication envers vous. Et lorsque vous réapparaissez sur les sujets que vous souhaitez défendre, les gens se demandent qui vous êtes, de façon légitime.

Abattre du travail au quotidien est crucial, mais en informer les membres concernés dans l’entreprise est aussi très important.

Il faut donc vous servir des différents outils utilisés par l’entreprise dans le cadre du télétravail pour faire avancer vos tâches et mettre en avant vos réalisations. Finies les discussions informelles à la machine à café.

La communication en télétravail prend plusieurs formes que nous allons voir aujourd’hui :

• les réunions
• la messagerie instantanée
• l’e-mail
• les appels vocaux

Avant-propos : ce qui n’est pas écrit n’existe pas

Contrairement au présentiel où tout le monde est censé être au courant de tout parce qu’on est dans le même bureau toute la journée, il est impératif dans le cadre du télétravail d’expliciter les événements qui arrivent dans l’entreprise en les écrivant.

Un incident de production ? Un message sur le canal dédié. Une livraison logicielle ? Un message sur le canal dédié. Plus rarement un e-mail, sur des problématiques difficiles à traiter dans le cadre de l’instantanéité. Nous aborderons plus longuement ce point dans un prochain article mais il est important d’en comprendre l’importance dès maintenant. Nous reparlerons également de l’e-mail plus bas.

Éviter la multiplication des réunions pour un télétravail efficace

Le rapport aux réunions varie selon votre métier. Elle sont omniprésentes pour le personnel d’encadrement, mais deviennent rapidement envahissantes pour d’autres, par exemple les fonctions support ou les professions techniques (développeurs, sysadmins), empêchant rapidement la réalisation du travail au quotidien.

Oui, parce que soyons clairs, le dev qui écrit du code pendant qu’il répond à des questions en réunion, soit il est en train de faire n’importe quoi au niveau de son code, soit il est en train de vous répondre n’importe quoi.

Il faut donc impérativement réguler le temps passer en réunion. Il faut également optimiser la qualité des réunions.

Lorsqu’un problème est géré par un chef de projets, ce dernier a tendance à inviter beaucoup de personnes à chaque réunion, pour être sûr d’avoir dans le tas le bon interlocuteur. J’appelle ça le phénomène “mêlée de rugby”.

Si c’est le cas pour vous, il est courant de vous retrouver dans des réunions où personne ne répond à vos questions, car personne ne sent concerné et vaque en fait à ses occupations en parallèle.

Pour éviter cela, il est nécessaire de soit recadrer le chef de projets sur votre rôle, soit de voir le point suivant.

Rappelons-le même si cela n’est pas propre au télétravail : une réunion coûte chère. Vous mettez 5 informaticiens payés 50k€ par an dans une pièce pendant 2 heures, je vous laisse faire le calcul (spoiler : plusieurs centaines d’euros).

La qualité des réunions

Une réunion doit avoir un but précis. Elle doit viser à produire un résultat. Un compte-rendu de réunion sera écrit pour les personnes potentiellement intéressées mais n’ayant pu y assister et pour consigner les décisions prises durant ladite réunion, afin que personne ne puisse dire ensuite “ah oui mais on a jamais parlé de ça”.

Refuser les réunions pour un télétravail efficace

Vous avez sûrement remarqué ce petit bouton à droite du bouton “accepter la réunion”. Il vous permet de refuser d’assister à une réunion. Aussi bizarre que cela puisse paraître, il va falloir commencer à l’utiliser, afin de de bien faire comprendre qu’on ne peut pas vous embarquer dans tout et n’importe quoi.

Une réunion d’équipe régulière mais courte

Voyons maintenant le cas particulier de la réunion d’équipe.

Le but de cette réunion régulière est de partager de l’information et de dégager les éléments bloquants de chacun. La réunion doit faire émerger des possibilités pour régler ces points, qui se règleront eux en dehors de cette réunion, dans des réunions dédiées ou encore mieux des discussions 1 à 1.

Cette réunion doit rester courte pour un télétravail efficace, on sait tous qu’on décroche rapidement d’une réunion, surtout quand on est pas concerné par l’échange. Les point abordés par chacun doivent donc être limités aux points bloquants.

Comportements à éviter absolument en réunion régulière

• la réunion régulière n’est pas le moment où le chef fait le point sur tous les projets de chacun. Il peut faire le point avec chacun. Il peut par contre interpeler l’ensemble de l’équipe sur un sujet bloquant. Pour le reste, s’il veut récupérer de l’info sur un ou plusieurs sujets, il peut s’adresser à chacun en direct, ce qui sera beaucoup plus efficient
• chacun ne doit pas résumer la journée précédente, car en général tout le monde écoute les deux premiers, puis tout le monde décroche. Il faut impérativement se concentrer sur les points bloquants ou très importants
• éviter absolument les discussions sur des sujets de fond, qui doivent faire l’objet d’une réunion dédiée
• les communications d’entreprise, qui doivent faire l’objet d’une réunion dédiée. On peut faire passer une info très rapide, mais en général elle donne lieu à réaction de la part des membres de l’équipe, donc comme règle générale c’est à éviter à ce moment-là

Si vous n’avez rien à dire, et bien tant mieux. Cela fait gagner du temps à tout le monde.

Fréquence des réunions régulières

La fréquence de la réunion peut dépendre de la taille de l’équipe et du nombre de projets en cours, mais elle doit dans tous les cas être régulière, au même horaire.

Pourquoi au même horaire ? Car le télétravail doit laisser les employés s’organiser selon les besoins de leurs tâches et par rapport à leur organisation personnelle. Typiquement un développeur va avoir besoin de se concentrer longtemps sur une fonctionnalité à développer. Cela est gênant pour lui de devoir chaque jour replanifier ses planches de travail.

Improviser chaque jour l’heure de la réunion, par exemple par rapport à la disponibilité du chef, est donc nuisible à la réalisation des tâches en attente des différents membres de l’équipe.

À retenir au sujet des réunions

• réduire le nombre de réunions et le nombre d’intervenants à chacune
• refuser celles où vous n’êtes pas vraiment utile
• maintenir courte et participative la réunion régulière, orientée sur les points bloquants

L’e-mail pour être efficace en télétravail

Depuis sa démocratisation dans les entreprises, l’e-mail est devenu peu à peu indispensable, évidemment pour la communication externe, mais aussi pour les communications internes.

C’est sûrement sur ce second point que l’usage est devenu aujourd’hui réellement abusif, un bien trop grand nombre d’e-mails allant d’un niveau d’importance très relative, voire triviale venant engorger les boîtes des membres de l’entreprise et les décourageant bien souvent de les lire tous, allant même jusqu’à noyer les plus importants dans la masse.

Mon expérience est que pour pratiquer un télétravail efficace, réserver les e-mails à des communications nécessitant une réponse obligatoire ou à des communications formelles dans l’équipe ou dans l’entreprise permet de redonner de l’efficacité à ce formidable outil et surtout d’augmenter les chances que quelqu’un réponde aux e-mails.

Contrairement aux métiers d’encadrement qui sont toute la journée la tête dans leurs e-mails, les métiers techniques (développeurs, sysadmins) nécessitent des grandes plages de temps pour se concentrer. Je regarde pour ma part deux fois par jour mes e-mails, avant chacune des deux grandes plages de travail qui rythment ma journée.

L’e-mail ne sera donc clairement pas le bon moyen de communication pour un sujet nécessitant une réponse rapide ou pour une discussions croisée nécessitant différents intervenants par rapport à un événement à régler rapidement, cette dernière discussion prendra un temps fou par e-mail.

À retenir au sujet de l’e-mail

• réserver les e-mails à la communication externe, aux problèmes de fond nécessitant impérativement une réponse et à la communication interne officielle d’entreprise

La messagerie instantanée pour un télétravail efficace

La messagerie instantanée s’emploie à plusieurs niveaux de communication dans le cadre d’un télétravail efficace.

Elle permet d’échanger des messages visant un ou plusieurs destinataires, voire un groupe (l’équipe, un canal de discussion entier), de réagir légèrement (un smiley sur une remarque) ou formellement en réaction à une question. On peut également citer les passages auxquels on veut répondre, ce qui rend les réponses asynchrones très lisibles, même plusieurs heures ou plusieurs jours après la question initiale.

Ces outils sont en général équipé d’un moteur de recherche permettant de retrouver les messages précédents assez rapidement.

L’idée est de déplacer une grande partie de ce qu’on envoyait précédemment par e-mail dans la messagerie instantanée. Les transferts de fichiers sont également beaucoup plus simples à gérer.

Tout le reste, que ce soit unidirectionnel ou davantage dans l’optionnel ou dans l’informe, gagne à être déplacé vers la messagerie instantanée.

Notification immédiate n’implique pas réaction immédiate

Il est important de comprendre en effet que recevoir une notification n’entraîne pas un besoin de réponse immédiate. Il faut pratiquer un certain détachement vis-à-vis des notifications, sous peine de se voir interrompre en permanence.

En général les entreprises qui embrassent le télétravail multiplie les canaux de communication sur leur outil de messagerie instantanée. Il devient rapidement utile de paramétrer les notifications que vous recevez des différents canaux, voire de vous désinscrire des canaux sur lesquels vous n’avez rien à faire. Recevoir trop de notifications a l’effet inverse de celui escompté.

Parler des petites victoires

Un moyen simple de communiquer est de célébrer vos petites victoires, par exemple sur le canal dédié à votre équipe. Une courte phrase, pour signifier que vous avez avancé sur l’un de vos projets. Cela permet de vous rendre visible, de montrer que vous avancez, que les projets de l’équipe avancent et peut provoquer des interactions avec les autres membres de votre équipe. Que du bon donc.

De votre côté, il est de bon ton de répondre aux collègues qui font de même, soit en appréciant la communication, soit en réagissant sur ce que ça débloque pour vous ou l’équipe.

Être disponible pour un télétravail efficace

En télétravail, il est très important de sentir que vos collègues sont disponibles quand vous en avez besoin. Et réciproquement. La messagerie instantanée est là pour ça.

Cela implique d’être capable de vous rendre disponible de votre côté. Bien sûr, nous avons tous nos tâches à réaliser, donc il faut s’organiser pour ne pas être interrompu constamment.

Personnellement j’essaie de répondre rapidement à une sollicitation, au moins pour indiquer que j’ai pris en compte la sollicitation. Je fais ça en général à la réception de la notification, si je ne suis pas très concentré dans une tâche. Je demande en général que mon collègue explicite le problème via la messagerie instantanée et que je reviendrai vers lui dès que j’aurai le temps. Puis je regarde rapidement à l’une de mes pauses ses explications. J’y réponds immédiatement si c’est simple. Sinon je fixe un point plus tard pour étudier le problème plus avant.

À retenir au sujet de la messagerie instantanée

• communiquer via la messagerie instantané pour ne pas être vu comme peu impliqué ou absent sur les avancées et les problèmes rencontrés
• se rendre disponible aussi souvent que possible en respectant votre agenda

En cas de ralentissement, un appel vocal

Il est assez facile de ralentir dans sa réalisation des tâches lorsqu’on est en télétravail. On peut bloquer sur un point technique et avoir besoin d’aide. Ou avoir un collègue qui enchaîne les réunions et qui nous bloque. On peut avoir besoin d’une directive claire d’un supérieur qui ne prend pas le temps de répondre par messagerie instantanée ou par e-mail.

L’appel vocal va le plus souvent régler rapidement le problème. Selon l’urgence du problème, vous pouvez demander la permission avant d’appeler pour vous assurer de la disponibilité de la personne (ce que je fais le plus souvent). Par cette demande avant l’appel, vous signifiez néanmoins que vous avez quelque chose à régler rapidement et que vous êtes bloqué.

Vous pouvez aussi appeler directement, par contre vous interrompez la personne dans son travail, une attitude plutôt intrusive dans le cadre du télétravail. Donc veillez à ce que ce soit justifié/justifiable pour qu’on continue à vous répondre dans l’avenir et que vous puissiez conserver une dynamique efficace de télétravail.

À retenir au sujet des appels vocaux

• passer un appel vocal à un collègue permet de débloquer une situation rapidement

Conclusion

Nous avons vu dans cette article l’importance d’adapter la communication de l’entreprise, principalement orale en présentiel, vers une communication principalement écrite, régulière et plus partagée en télétravail.

Se rendre disponible est également important pour la perception de votre implication dans l’entreprise et afin d’aider et d’être aidé.

Dans le prochain article, nous parlerons du stockage et du suivi de l’information (documents partagés, système de suivi de tickets) et de leur importance dans un télétravail efficace.

L’auteur

Carl Chenet, architecte de systèmes informatiques indépendant (en recherche de mission), 3 ans de télétravail régulier, entrepreneur.

Fondateur de l’agrégateur Le Journal du hacker, du site d’emploi LinuxJobs.fr et de la newsletter Le Courrier du hacker. Modérateur sur le Chantier, lieu virtuel (Discord, forum) d’échanges d’entrepreneurs francophones.

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