[Nosy Komba] Comment gérer un parc de 200 XO ?

Depuis le lancement du projet en 2009, nous avons apporté à Nosy Komba environ 200 ordinateurs XO. A côté de nombreuses problématiques financières, logistiques, pédagogiques que nécessitent le déploiement de ces machines, il y a une question qui se pose chaque année: comment gérer le parc ?
Dans ce contexte « gérer » veut dire: s’assurer du bon fonctionnement des ordinateurs, s’assurer que les logiciels fonctionnent et s’assurer simplement de leur bonne affectation (notamment à travers un inventaire). C’est ce projet dans le projet que nous vous proposons de découvrir aujourd’hui.

Un travail facile à faire 200 fois devient un travail difficile

Si vous devez expertiser l’ordinateur XO d’un enfant, vous assurer qu’il fonctionne, qu’il contient la dernière version de Sugar et que vous devez le rendre à cet enfant, sous réserve qu’on vous explique comment faire, nul doute que vous devriez y arriver. Mais si vous devez le faire pour 200 XO, même si vous savez comment faire chaque opération, vous allez avoir un problème encore plus complexe à traiter: comment vous organiser pour gérer efficacement autant d’actions ?

Nous sommes des volontaires, il faut donc reconnaître que nous n’étions pas préparé du tout à gérer ce genre de choses. Et les volontaires qui chaque année ont dû réaliser sur place ce travail ont donc tâtonné, stressé, essayé, inventé pour accomplir aux mieux cette tâche titanesque qui en plus:

• est réalisée dans un temps relativement court: pour priver le moins de temps possible les enfants de leur XO,
• est réalisée au fil de l’eau: on récupère rarement tous les ordinateurs en une fois,
• est complexe à préparer à l’avance: il y a toujours sur place un problème technique matériel ou logiciel qui n’avait pas été anticipé à Paris.

Cette année, nous avons donc essayé « d’industrialiser » le processus et de le documenter en espérant (croisons les doigts) qu’il ne sera plus source de difficulté dans l’avenir.

Qu’est-ce qu’il faut faire ?

D’abord commençons par se poser une question simple: qu’est-ce que veut dire « gérer un parc de XO » ? Autrement dit: qu’est-ce qu’il y a à faire ?

Concrètement, voici les actions à réaliser:

• récupération: récupérer les ordinateurs auprès de chaque classe et de chaque enfant,
• inventaire: compter le nombre de machine et les identifier afin de s’assurer qu’il n’y pas de perte d’une année sur l’autre,
• réparation: réparer les écrans cassés, les claviers déchirés ou les coques abimées,
• backup: réaliser un backup des journaux afin de pouvoir en analyser l’usage,
• flashage: mettre à jour le système et les applications (voir ici),
• affectation: redistribuer les ordinateurs aux enfants et gérer l’affectation de chaque ordinateur.

Mais dans quel ordre réaliser les actions ? Peut-on enchaîner les actions ou doit-on attendre la fin de chaque action ? Comment faire tout cela lorsqu’on est plusieurs ? Doit-on spécialiser chaque personne sur une action ? Comment gérer le fait qu’une étape puisse être interrompue ?

Principes de base

Pour répondre à toutes ces questions nous avons cette année essayé de définir les principes généraux pour les opérations de gestion du parc:
- chaque étape est définie par des objectifs clairs et simples et par des éléments en entrée et en sortie. Par exemple pour l’inventaire l’objectif est de lister de manière exhaustive les machines. On a en entrée un tas de machines récupérées non inventoriées et en sortie un tas de machines inventoriées.
- les étapes sont isolées les unes des autres: cela veut dire que l’on ne se préoccupe pas des étapes précédentes ou suivantes quand on est sur une étape. Concrètement quand je suis en train de flasher une machine je ne dois pas me préoccuper de savoir auprès de qui elle a été récupérée et à qui elle va être distribuée.

Ces points ont l’air évidents mais ils ne le sont pas sur le terrain car comme on récupère les machines par classe ou par enfant, on est tenté de les gérer de la même manière. Si c’est réalisable pour quelques machines en faisant des tas ou des numérotations, ça ne l’est plus pour plusieurs dizaines d’ordinateurs qui vont arriver en ordre dispersé. Bref, nous avons décidé en connaissance de cause de gérer collectivement plutôt qu’individuellement.

Avant notre départ en Mai, j’ai formalisé la description de chaque étape dans un document spécifique.

Ces principes de bases entraînent une manière de fonctionner sur place simple. Pendant les opérations, les ordinateurs sont séparés en différents « tas »:

• le tas des machines à inventorier,
• le tas des machines à backuper,
• le tas des machines à flasher,
• le tas des machines à réparer,
• le tas des machines à distribuer.

Encore une fois, je précise que dans ces « tas » les machines ne sont pas différenciées. Qu’importe de savoir si une machine vient du CM2 ou du CE ou si elle a été flashée ou pas.
Le gros avantage de cette organisation est que le travail à faire se déduit du « tas » où on se trouve. N’importe qui peut prendre une machine sur un tas en déduire ce qu’il y a à faire, réaliser l’opération et mettre la machine sur un autre tas après avoir fini.
De plus, l’organisation supporte le fonctionnement au fil de l’eau: les machines peuvent arriver et sortir en permanence.

Évidemment, la réalisation de ces classements suppose un local dédié au stockage où l’on repère sur le sol (par de posts it de couleur par exemple) les emplacements des différents tas. Voici ce que cela donnait à Nosy Komba.

Identification et affectation

Chaque XO a un numéro de série qui se trouve derrière sa batterie. Rien de plus simple en théorie de l’identifier.

Ce numéro étant néanmoins un peu complexe (par exemple SHC842011ED ou CSN747017CC) et l’inventaire n’étant pas toujours réalisé dans des conditions de luminosité idéale, on peut néanmoins facilement se tromper ce qui perturbe l’inventaire d’une année sur l’autre. Pour remédier à cela et comme le numéro de série est également présent sous forme de code à barre, nous avons cette année investi dans une douchette de lecture.

Nous évitons ainsi les problèmes d’identification.

Mais l’identification n’est pas tout, il est également nécessaire de déterminer quelle machine est affectée à quel enfant. Là-aussi, rien de plus simple en théorie: faire correspondre un identifiant de machine à un enfant. Cela a pourtant été un cauchemar chaque année pour toutes les équipes.

Notre première tentative a été d’utiliser les numéros de série. Nous avons donc construit un tableau Excel avec les affectations. L’idée semble bonne mais il est impossible de demander aux enseignants de gérer ce tableau et comme nous sommes généralement présent en Mai et que les affectations changent à la rentrée d’Octobre, nos tableaux sont donc obsolètes au bout de quelques mois

Autre fausse bonne idée: écrire tout simplement avec un marqueur indélébile le nom de l’enfant et sa classe sur la machine.

Mais évidemment ça ne marche que très peu de temps: l’un et l’autre changent régulièrement ce qui a valu aux équipes suivantes de devoir nettoyer à la brosse à dent et à l’essence les inscriptions (pouah !)

Cette année, nous avons donc opté pour une solution plus simple: nous avons inscrit un numéro unique sur chaque XO – plus simple que le numéro de série – et nous ne gérons plus nous-mêmes les affectations.

Chaque enseignant a à sa disposition un cahier d’affectation qu’il a pour tâche de tenir à jour.

C’est ce document que nous utiliserons lors de nos inventaires, sachant que nous avons évidemment la correspondance entre le numéros des XO et les numéros de série.

A la prochaine ?

Voilà, j’espère que cette description détaillée sera utile aux prochaines équipes et qu’il sera un exorcisme pour les autres à qui je dédie ce billet. Espérons aussi que nous n’aurons plus rien à écrire là-dessus