Au cœur de l'Ubuntu Party

Ci dessous, voici un article proposé par un membre du staff, à savoir Kinouchou

Depuis environ 3 ans j'utilise ubuntu sans jamais m'être impliquée dans la communauté. Après avoir été à l'Ubuntu Party de novembre, j'ai décidé d'y prendre part. Même si je me doutais qu'une Ubuntu Party (UP) ne s'improvisait pas, je n'avais aucune idée de toutes les ramifications sous-jacentes à son organisation. Voilà donc une partie des coulisses de l'UP 9.04 de Paris.

Pour moi, ça a commencé fin février-début mars par le futur lancement du nouveau site ubuntu-party.org. Les bases étaient là, mais il y avait encore beaucoup de choses à peaufiner, et tous les articles à écrire. Le délai ? Tout de suite ! Bon, d'accord, j'exagère, on avait une semaine, largement le temps quoi !

Parallèlement a eu lieu ma première réunion irl (dans le monde physique et non sur le net) pour la préparation de l'UP. Ce jour là, la date et le lieu de l'évènement étaient déjà choisis et réservés ; il ne nous restait qu'à savoir quoi faire, à quel moment et comment organiser l'espace. Des détails en somme ! :) La création d'un planning n'est pas simple, même si on est d'accord sur ce qu'on va proposer, et c'était loin d'être le cas pour tout. Il a donc fallu jongler avec les horaires et les salles, qui ne sont malheureusement pas extensibles. C'est ainsi qu'on a pensé aux conférences éclaires, qui étaient une nouveauté. Pour la promo on avait prévu un flyer, il a donc fallu trouver le design, l'imprimeur (abordable) et les moyens de le distribuer. Ça tombait bien, le mois de mars est riche en évènements : Solution Linux, Intertice, Libre en Fête. Pleins d'occasions pour faire notre pub. Bien sûr, comme Ubuntu-fr (ubuntu-party est la partie évènements d'Ubuntu-fr) y était présente, il a aussi fallu les préparer et trouver du monde pour tenir les stands.

Avril arrive, la 9.04 est de plus en plus proche, et la deuxième réunion voit le jour. Cette fois si, on revient vite-fait sur les évènements de mars, mais c'est surtout l'UP qui nous accapare. Point sur le site, il reste beaucoup d'articles à écrire. Les CD. Hé oui ! Si on fait une UP c'est qu'une nouvelle version d'ubuntu sort. Une .iso francisée, une pochette et des CD à presser sont donc à préparer, et ce dans les temps. On affine aussi les plannings, on fait quelques changements et on commence à recruter les bénévoles. Un petit point aussi sur la signalétique. Cette fois-ci l'UP s'est déroulée pendant la nuit des musées, et la Cité des sciences nous a proposé de faire une nocturne. "On la fait, ou non ? Et si oui on y fait quoi ?" Point sur les associations qui seront présentes. Choix des goodies. Les CD, mugs, tshirts, etc..., sont les seuls revenus, avec les dons financiers, de l'association. Coté dépenses, on peut compter l'achat des goodies (hé oui ! ça a un prix), les frais de promotion/préparation des évènements (même si on essaie d'avoir le plus possible de choses gratuites) ainsi que les serveurs et tout ce qui permet au site ubuntu-fr.org d'exister. Le choix des goodies est donc essentiel. Depuis cette année, nous avons des badges -fr et des mugs remis à jour (avec un beau koala).

Plus la date fatidique approche et plus on s'aperçoit de tout ce qui reste à faire. Les conférenciers ont-ils répondus présent ? Et hop ! Un nouveau changement de planning. De nouvelles idées d'ateliers... Bon, ça on verra pour la prochaine UP, là c'est plus possible.

La Jaunty arrive enfin et la pression monte encore. Il faut finaliser l'iso et la pochette, préparer le programme papier, ouvrir les inscriptions aux cours. C'est très bizarre cette envie qu'on soit enfin le 16 pour pouvoir y être, et en même temps vouloir être le 18 et que tout soit fini, histoire de pouvoir souffler un peu. S'ajoute à cela l'impression que le temps passe trop vite et que rien ne sera fini à temps.

Début mai, dernière réunion, on ne parle que de l'organisation pratique des 2 jours, elle sert surtout aux nouveaux bénévoles pour qu'ils sachent quoi dire, quoi faire... Je n'ai parlé ici que des réunions IRL, les réunions IRC étant impossibles à quantifier.

Le grand jour arrive, tout est prêt, ou presque. On n'a pas l'impression d'une grande foule, mais le public est bien présent. Il y a des moments plus calmes que d'autres, mais on a jamais le temps de s'ennuyer. Les 2 jours passent à une vitesse folle, et puis c'est déjà fini. Vient l'heure des premiers bilans, certains pensaient qu'il y aurait peu de monde (on a même voté sur la fréquentation), hé bien non ! Malgré le fait que mai soit le mois des week-ends prolongés et des examens, cette nouvelle version de l'UP a attiré autant de visiteurs que celle de novembre.

Pourquoi en parler seulement maintenant ? Hé bien le week-end dernier a eu lieu le débriefing, un bon moyen de voir ce qui avait pêché et de préparer la prochaine. Si en mai on arrive à faire 4000 personnes, alors que la période s'y prête peu, celle de novembre risque d'être du jamais vu, et on aura donc besoin d'encore plus de personnes, que se soit pour la préparation, le design, l'iso, le(s) site(s) et bien sûr, lors des UP :)