Nettoyer ses archives GMail
…de manière douloureuse. Après 5 ans d’utilisation de GMail, je me suis dit qu’il était temps que je me retrousse les manches et fasse un minimum de ménage. Mon dossier “Tous les messages” comportait 7651 messages, et comme j’applique la technique/philosophie Inbox Zero depuis bientôt un an, il ne me restait plus qu’à prendre le temps de faire un “vrai” dossier d’archives pour ce qui ne rentre pas dans mes 17 dossiers/catégories d’archives. Voici donc comment j’ai fait à l’aide de GMail et Evolution (à travers IMAP).
Le premier site que j’ai visité ne m’avançait pas vraiment, parce que je ne savais pas quoi faire ensuite pour gérer les résultats de recherche. Le deuxième, cependant, proposait une technique warrior, mais efficace:
- créer un dossier/libellé/machin nommé _FILTER (le nom qu’on veut, ça aurait pu être coincoin)
- aller dans “tous les messages”, tout sélectionner, et y appliquer _FILTER
- pour trouver les messages sans libellés, faire une recherche avec “l:_FILTER -(l:etiquette1 OR l:etiquette2)”, où etiquette1 et etiquette2 sont tous les libellés existants.
À noter que lors de la recherche, vous devez remplacer les espaces et les barres obliques par des tirets. Ainsi, “commerce/trop tard” (qui, en fait, sont deux dossiers imbriqués dans Evolution) deviendrait “commerce-trop-tard”.
Et c’est là que je diverge légèrement: je crée un nouveau libellé nommé “archives diverses”, et j’applique ce libellé aux résultats de la recherche précédente (donc, à tous les mails qui n’ont pas d’étiquettes autre que “_FILTER”).
Par la suite, je lance Evolution et je commence l’opération de ménage: je vais dans le dossier “archives diverses” et je trie tout. Soit ça part dans la corbeille gmail, soit c’est classé dans un autre dossier, soit ça reste dans “archives diverses” (vu que ça deviendra mon dossier d’archives… diverses, comme le nom très original l’indique).
Pour m’aider, j’utilise l’outil de recherche rapide d’Evolution, parfois même de recherche avancée pour pouvoir classer (ou jeter) “massivement” des courriels. Activer le mode “enfilade” (threads) est un must pour les besoins de cette opération, mais en temps normal je peux fonctionner sans. Pour l’activer, il suffit de faire control+T.
Quelques statistiques avant:
- Tous les messages = 7651 messages
- Archives diverses = 5529 messages
- Corbeille = 0 messages
- Espace utilisé: 600 Mo (environ)
Les mêmes statistiques après quelques heures:
- Tous les messages = 5236 messages
- Archives diverses = 1239 messages
- Corbeille = 2631 messages
- Espace utilisé: 164 Mo
Bon, pourquoi je me suis infligé tant de douleur?
- pour augmenter l’efficacité de mes recherches et la pertinence des résultats
- par pure obsession
- pour transformer mes archives en “véritables” archives, plutôt qu’en dépotoir
- pour éviter que le problème continue de gonfler
- pour augmenter significativement la vitesse de synchronisation. Evolution est connu pour ne pas être particulièrement rapide pour l’IMAP*, et synchroniser le dossier “tous les messages” contenant 8000 messages est tout simplement horrible. Maintenant, je peux demander à Evolution d’ignorer ce dossier et de simplement s’abonner au dossier “archives diverses” à la place, qui, lui, ne contient plus que 1239 messages. Win.
- parce que ça me pesait sur la conscience depuis des mois
*: à savoir que ça pourrait être appelé à changer, vu qu’ils comptent retravailler tout le moteur IMAP dans les prochaines versions.
