LibreOffice : Guide de bonnes pratiques pour migrer

Je tenais à relayer la mise à disposition de ce document, car ils sont rares. Leur faible visibilité fait partie des freins à l’adoption des logiciels libres et en l’occurrence de la suite bureautique LibreOffice.

Concernant cette dernière, il existait les documents réalisés par l’association LaMouette. Le site Linux-Fr a relayé la mise à disposition de la version française d’un document réalisé par The Document Foundation, mais uniquement disponible en anglais. Gautier Husson de la société Liberasys en a réalisé une traduction qui est mise à disposition sous licence CC-BY-SA.

Ce document (protocole de migration) représente une référence pour les migrations, basée sur les meilleures pratiques de certains projets les plus réussis (tels que la ville de Munich en Allemagne, la ville de Bologne en Italie, et Ombrie en Italie).

Le document commence par rappeler que pour 90 % des utilisateurs les fonctionnalités disponibles dans la suite LibreOffice sont largement suffisantes. Quant à la question d’une meilleure ergonomie de la suite MS Office, cela reste à prouver. Je suis peut-être devenu vieux avec un cerveau calcifié, mais je n’ai jamais pu me faire à l’ergonomie de MS Office depuis la version 2007 et l’adoption de son fameux ruban.

Ce changement d’ergonomie reste d’ailleurs un argument fort pour ceux qui utilisent encore MS Office 2003 et se posent la question de la migration vers LibreOffice. Un utilisateur sera bien moins perturbé par le passage vers LibreOffice que MS Office.

Le principal frein, c’est la fameuse résistance au changement particulièrement fréquente dès que l’on parle d’outil informatique. Une résistance qui n’est pas uniquement liée à LibreOffice d’ailleurs.

Migrer vers LibreOffice est un chantier qui ne s’engage pas à la légère, quelle que soit la taille de l’organisation visée. Elle passe par une phase d’analyse du fond documentaire pour :

• Repérer les documents critiques, les modèles et les macros ;
• Créer un inventaire des outils et des applications qui dépendent de MS Office, ce sont les fameuses « adhérences » qu’il peut être très difficile de lever dans certains cas ;

Il est également conseillé d’utiliser le format ODF et de restreindre l’utilisation des formats de MS Office aux échanges de fichiers avec les utilisateurs de cette suite. Il faut traiter ce point avec attention. Je conseille souvent de créer une carte des flux documentaires associant la notion de format. Ceci permet de prévoir une stratégie de gestion optimale des échanges et des formats dans lesquels ils devront être réalisés.

D’autres conseils comme l’identification des leaders technologiques sont plus génériques et relèvent d’une stratégie de conduite du changement.

La formation et le support sont également deux points clés. Je conseille souvent l’année de la migration de consacrer dans la mesure du possible un budget formation et support au moins équivalent au coût des licences Microsoft économisées. De plus s’agissant de budget formation, il est possible de les faire prendre en charge. Vis-à-vis des utilisateurs, c’est aussi une action qui sera reçue positivement et jouera en faveur de l’acceptation de la migration.

Pour finir, il est également largement souhaitable que les organisations qui souscrivent auprès de prestataires des contrats de support pour LibreOffice exigent que les correctifs et améliorations réalisées soient soumis au projet LibreOffice.

Les bonnes pratiques présentées dans ce document restent générales et devront être adaptées à votre contexte. Il ne faut pas hésiter à se faire accompagner par des professionnels qui sauront vous guider. En région Rhône-Alpes, ils se regroupent sous la bannière du Ploss Rhône-Alpes par exemple. Au niveau national, le CNLL regroupe plus de 400 entreprises au travers de 13 clusters d’entreprises régionaux consacrés au logiciel libre. Vous voyez vous n’êtes pas seul et votre serviteur peut en l’occurrence parfaitement vous aidez dans cette opération .

Un des points sur lesquels un document référentiel aurait son importance est le calcul du coût et des économies potentielles réalisées par une migration vers LibreOffice. Un point sur lequel les débats font souvent rage. Ce que j’ai coutume de dire est que l’économie se mesure sur le long terme, voire le très long terme. Ce n’est pas sur trois ans que doit se faire cette approche, mais sur au moins cinq voir dix ans. Or ce sont des échéances que même les organisations publiques ont du mal à considérer faussant ainsi les critères de décision en faveur du logiciel libre.

Article original écrit par Philippe Scoffoni le 05/05/2015. | Lien direct vers cet article

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